Планирование коммуникаций проекта

Многие, если не большинство, проблемы проекта могут быть связаны с плохой коммуникацией. Подобно самолету, состоящему из многих частей, проекты представляют собой взаимосвязанную сеть заинтересованных сторон , пытающихся достичь цели. Если даже самая маленькая деталь выйдет из строя, может случиться катастрофа.

Управление коммуникациями проекта — это задачи, которые выполняются для обеспечения удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон. Он включает в себя следующие три процесса:

Как и во всех областях управления проектами , если у вас нет плана, вы летите без пилота. План управления коммуникациями сообщает всем заинтересованным сторонам, как они будут общаться с ними, как часто, с помощью средств, содержания и любых других коммуникаций, необходимых для достижения успеха проекта .

План управления коммуникациями содержит следующую информацию:

  1. Требования к взаимодействию
    с заинтересованными сторонами У каждой заинтересованной стороны есть свои потребности и требования, которые требуют уникальной стратегии коммуникации. Эти требования к связи, включая тип, частоту и метод связи, являются центральными в плане и формируют основу для управления проектом.
  2. Информация для сообщения
    Содержание сообщений, включая язык, формат и уровень детализации.
  3. Ответственное лицо (отправитель)
    Никогда не должно быть никаких сомнений в том, кто должен общаться с заинтересованными сторонами . Если есть плохие новости, которыми нужно поделиться, и ни на кого не возложена ответственность за их сообщение, то, как правило, они не будут сообщены. Это не обязательно должен быть один и тот же человек для каждой заинтересованной стороны или элемента коммуникации, но роли и обязанности должны быть четкими.  
  4. Лицо или группа, которые будут получать информацию (получатель)
    Каждый элемент сообщения адресован кому-то. Человек лучше, чем группа или отдел, где он может затеряться в суматохе. Это лицо должно быть указано вместе с любой информацией, касающейся его потребностей, требований и ожиданий.
  5. Причина распространения информации
    Лежащее в основе обоснование осуществления коммуникации может помочь в принятии решений, когда потребности в коммуникации меняются.
  6. Частота и время
    Время и частота общения часто так же важны, как и сам факт того, что сообщение было сделано.  Анализ заинтересованных сторон определяет, как обеспечить своевременное информирование заинтересованных сторон о проблемах, которые их касаются, в противном случае это не имеет для них большой ценности или не имеет никакой ценности (или создаст свои собственные проблемы).
  7. Лицо, ответственное за конфиденциальную информацию
    Многие проекты содержат информацию, которая является конфиденциальной (конкурентная тайна), оскорбительной для кого-либо, если она становится общедоступной (личная информация), или скрывается за соблюдением законов о свободе информации или конфиденциальности и т.п. Этот тип информации нуждается в центральном органе, который должен санкционировать ее выпуск.
  8. Процессы эскалации
    В идеальном мире заинтересованные лица всегда довольны получаемой информацией. Но, к сожалению, это не идеальный мир, и должны быть предусмотрены процедуры, когда заинтересованная сторона возражает против информации.
  9. Метод уточнения и обновления плана коммуникаций
    Когда общение происходит и по любому его аспекту (стилю, методу и т. д.) получена обратная связь, может потребоваться обновление плана коммуникаций.
  10. Ресурсы
    Любые ресурсы, выделенные для связи, такие как бюджет и расписание. Многие проекты требуют таких вещей, как обновления прогресса , встречи в других городах, информационные бюллетени или другая медиа-продукция. Все это сопряжено с затратами, которые, если их не учесть должным образом, могут привести к нежелательным изменениям проекта.
  11. Блок- схемы
    Иногда бывает удобно предоставить блок-схемы, демонстрирующие пути потока информации.
  12. Ограничения
    Часто существуют ограничения на проектную коммуникацию, которые налагаются законодательством, технологией или организационной политикой.

После того, как план составлен, его необходимо воплотить в жизнь. Двигатели работают, самолет на взлетно-посадочной полосе. На этапе реализации проекта коммуникации проекта осуществляются в соответствии с планом коммуникаций проекта.  

По материалам ProjectEngineer: https://www.projectengineer.net/guide-to-project-communications-management/

Дополнительную информацию можно посмотреть в следующем видео: