Руководители проектов, они же менеджеры, играют ведущую роль в планировании, мониторинге, контроле и закрытии проектов. С помощью команды он выполняет множество обязанностей, которые охватывают 5 этапов жизненного цикла проекта (инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие).
Менеджеры обеспечивают бесперебойный обмен знаниями и информацией. Это позволяет думать о проекте за пределами базового набора навыков. Работа менеджера заключается в том, чтобы направлять участников и членов команды в финишной черте. Успех или неудача всецело лежит на плечах менеджера проекта, и он несет ответственность за конечный результат.
Для эффективного управления, менеджер должен обладать стратегическим мышлением, умением организовывать команду и разрешать конфликты. На базовом уровне руководители должны проявлять лидерство, уметь мотивировать, расставлять приоритеты и решать проблемы. Адаптивность – еще один ключевой навык, которым должны обладать руководители проектов, чтобы добиться успеха.
Чтобы быть высокоэффективным менеджером, нужно быть стратегическим деловым партнером, полностью заинтересованным в успехе организации. Необходимо быть готовым справляться с неизбежными неудачами.
Ключевые роли и обязанности:
- Планирование деятельности и ресурсов. Планирование имеет важную роль, необходимую для соблюдения сроков проекта. Прежде всего, менеджер должен определить масштаб проекта и доступные ресурсы. Хорошие менеджеры знают, как реалистично установить временные оценки вкупе с возможностями команды. После они создают четкий и краткий план для выполнения проекта и мониторинга его прогресса. Проекты зачастую непредсказуемы, поэтому понятие, как и когда необходимо вносить корректировки – так же важный аспект деятельности менеджера.
- Организация и мотивация проектной команды. Менеджер разрабатывает четкие и понятные планы, которые стимулируют команду полностью раскрыть свой потенциал.
- Контроль управления временем. Клиенты в основном судят об успехе или неудаче по тому, был ли проект сдан вовремя. Поэтому соблюдение сроков не подлежит обсуждению. Хорошие топ-менеджеры знают, как устанавливать реалистичные крайние сроки и как последовательно доводить их до сведения своих команд.
- Оценка затрат и разработка бюджета. Хорошие менеджеры проектов знают, как удержать проект в рамках установленного бюджета. Даже если проект соответствует ожиданиям клиента и сдан в срок, он все равно будет провальным, если сильно превысит бюджет. Хорошие менеджеры проектов часто пересматривают бюджет и планируют заранее, чтобы избежать значительного перерасхода бюджета.
- Обеспечение удовлетворенности клиентов. В конце концов, проект является успешным только в том случае, если заказчик доволен. Одной из ключевых обязанностей каждого менеджера проекта является минимизация неопределенности, предотвращение любых нежелательных сюрпризов и максимально возможное вовлечение своих клиентов в проект. Хорошие менеджеры проектов знают, как поддерживать эффективную коммуникацию и держать клиентов компании в курсе последних событий.
- Анализ и управление проектными рисками. Чем больше проект, тем больше вероятность возникновения препятствий и ловушек, которые не были частью первоначального плана. Сбои неизбежны, но хорошие менеджеры проектов знают, как тщательно и почти интуитивно выявлять и оценивать потенциальные риски до начала проекта. Они знают, как избежать рисков или, по крайней мере, минимизировать их влияние.
Менеджеры проектов являются неотъемлемой частью практически всех организаций — от небольших агентств, в которых всего один менеджер проекта руководит несколькими проектами, до многонациональных ИТ-компаний, в которых работают высокоспециализированные менеджеры проектов, отвечающие за амбициозные проекты.