Применение системы электронного документооборота (далее – СЭД) в деятельности органов власти позволила бы решить следующие задачи:
- поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;
- выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;
- рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения;
- создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
- поиск документов по содержанию и реквизитам;
- формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
- ведение единой базы организаций и контактных лиц;
- обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в органах государственной власти.
СЭД включает в себя процессы (маршруты), прохождение по которым позволяет разрабатывать и автоматически передавать документ от одного исполнителя к другому в соответствии с реальным процессом работы с документом. Следует отметить, что главной особенностью систем электронного документооборота остается возможность одновременного использования того или иного файла большим количеством пользователей.
На начальном этапе внедрения СЭД может возникнуть вопрос, каким именно образом осуществить внедрение:
- создать пилотную группу, включающую несколько подразделений, и отработать все процессы работы с документами в СЭД на ней;
- ввести в СЭД всех пользователей и начать поэтапное внедрение процессов работы с документами.
Процесс внедрения системы электронного документооборота в деятельность органов власти можно разбить на 3 этапа:
- опытная эксплуатация процессов работы со служебной корреспонденцией (входящие, исходящие и внутренние документы);
- опытная эксплуатация процессов планирования работ сотрудниками в СЭД, работы с поручениями руководителей, обращениями граждан, приказами руководителей;
- опытная эксплуатация процессов работы с нормативно-правовыми актами (акты губернатора края, Правительства и председателя Правительства края).
Во время опытной эксплуатации процессов обычно осуществляется сбор и обработка замечаний пользователей по работе в СЭД. После их устранения система проходит промышленную эксплуатацию.
Также следует упомянуть, что для эффективной автоматизации нужно не только отладить работу СЭД, но и научить работать в ней сотрудников органов власти. Их количество может существенно различаться.
Кроме того, необходимо своевременно проводить мониторинг компетенций сотрудников, потому что может выясниться, что некоторые из них нуждается в подготовительном обучении, которое позволило бы сначала получить основные знания и навыки работы с компьютером и только потом осваивать СЭД.
Для удобства можно создать интерактивную систему корпоративного обучения (далее – СКО). Это система дистанционного обучения, в рамках которой каждый сотрудник обеспечивается индивидуальными учебными материалами и контрольными вопросами, выполняет приходящие ему задания на своем рабочем месте в любое удобное ему время дня.
Еще одной положительной чертой систем ЭД является возможность использования технологий электронной цифровой подписи (как инструмент фиксации операций, которые пользователь делает в СЭД) при выполнении следующих операций:
- при визировании, согласовании, редактировании и утверждении документа;
- при наложении резолюции на документ;
- при ознакомлении с документом;
- при преобразовании документа из бумажного в электронный формат (верификация).
На любом этапе работы с электронным документом в СЭД есть возможность просмотреть, все ли необходимые операции с документом заверены ЭЦП. Делается это путем вывода листа проверки ЭЦП.
Работа руководителей органов власти в СЭД тоже имеет ряд преимуществ:
- возможность работы с документами, находясь в командировках или при отсутствии из-за болезни;
- при приеме и регистрации входящих документов предварительное рассмотрение и распределение документов проводит канцелярия, исходя из оценки содержания документа, и направляет руководителям разных уровней в соответствии с их компетенцией и функционалом (существует иерархия обязанностей);
- по запросу руководителя можно получить информацию о количестве документов, адресованных ему, и о том, кому они были распределены в соответствии с установленным порядком организации документооборота.
Любой входящий документ на бумажном носителе, который поступает в канцелярию, сначала регистрируется в СЭД (заполняется карточка, присваивается регистрационный номер), потом сканируется (за исключением тех документов, которые поступили по электронной почте уже в электронном виде), после чего электронный образ документа связывается с регистрационной карточкой. Затем документ в электронном виде направляется руководителю на рассмотрение и подготовку резолюции, а далее – исполнителю на исполнение.
Документы на бумажном носителе исполнителям не передаются, они хранятся в канцелярии. Внутренние и исходящие документы всегда создаются в СЭД. Документ передается в электронном виде, и вся работа с ним ведется также в электронном виде в СЭД: создание документа, его просмотр и редактирование, создание новой версии документа, поиск по атрибутам и т.д. Внутренние документы подписываются ЭЦП и направляются дальше в электронном виде.
Исходящие документы после подписания ЭЦП распечатываются, подписываются руководителем на бумажном носителе, сканируются и размещаются в СЭД. Документ на бумажном носителе отправляется адресату по почте.
Результаты внедрения системы электронного документооборота в деятельность органов власти в рамках формирования электронного правительства могут быть таковыми:
- сокращение сроков согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшение времени на передачу документов между подразделениями;
- процессы движения документов в СЭД прозрачны – руководители получат возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа);
- ведение единых отчетных и аналитических форм позволило бы перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень (наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение);
- будет обеспечен быстрый поиск документов за счет хранения всех документов в единой базе данных (в СЭД создана эффективная справочно-информационная система);
- сокращение трудозатрат на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере (это позволило бы уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты);
- все органы государственной власти региона (области) находились бы в едином информационном пространстве, существовала бы единая технология работы с документами во всех структурных подразделениях.
li