Многие, если не большинство, проблемы проекта могут быть связаны с плохой коммуникацией. Подобно самолету, состоящему из многих частей, проекты представляют собой взаимосвязанную сеть заинтересованных сторон , пытающихся достичь цели. Если даже самая маленькая деталь выйдет из строя, может случиться катастрофа.
Управление коммуникациями проекта — это задачи, которые выполняются для обеспечения удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон. Он включает в себя следующие три процесса:
Как и во всех областях управления проектами , если у вас нет плана, вы летите без пилота. План управления коммуникациями сообщает всем заинтересованным сторонам, как они будут общаться с ними, как часто, с помощью средств, содержания и любых других коммуникаций, необходимых для достижения успеха проекта .
План управления коммуникациями содержит следующую информацию:
- Требования к взаимодействию
с заинтересованными сторонами У каждой заинтересованной стороны есть свои потребности и требования, которые требуют уникальной стратегии коммуникации. Эти требования к связи, включая тип, частоту и метод связи, являются центральными в плане и формируют основу для управления проектом. - Информация для сообщения
Содержание сообщений, включая язык, формат и уровень детализации. - Ответственное лицо (отправитель)
Никогда не должно быть никаких сомнений в том, кто должен общаться с заинтересованными сторонами . Если есть плохие новости, которыми нужно поделиться, и ни на кого не возложена ответственность за их сообщение, то, как правило, они не будут сообщены. Это не обязательно должен быть один и тот же человек для каждой заинтересованной стороны или элемента коммуникации, но роли и обязанности должны быть четкими. - Лицо или группа, которые будут получать информацию (получатель)
Каждый элемент сообщения адресован кому-то. Человек лучше, чем группа или отдел, где он может затеряться в суматохе. Это лицо должно быть указано вместе с любой информацией, касающейся его потребностей, требований и ожиданий. - Причина распространения информации
Лежащее в основе обоснование осуществления коммуникации может помочь в принятии решений, когда потребности в коммуникации меняются. - Частота и время
Время и частота общения часто так же важны, как и сам факт того, что сообщение было сделано. Анализ заинтересованных сторон определяет, как обеспечить своевременное информирование заинтересованных сторон о проблемах, которые их касаются, в противном случае это не имеет для них большой ценности или не имеет никакой ценности (или создаст свои собственные проблемы). - Лицо, ответственное за конфиденциальную информацию
Многие проекты содержат информацию, которая является конфиденциальной (конкурентная тайна), оскорбительной для кого-либо, если она становится общедоступной (личная информация), или скрывается за соблюдением законов о свободе информации или конфиденциальности и т.п. Этот тип информации нуждается в центральном органе, который должен санкционировать ее выпуск. - Процессы эскалации
В идеальном мире заинтересованные лица всегда довольны получаемой информацией. Но, к сожалению, это не идеальный мир, и должны быть предусмотрены процедуры, когда заинтересованная сторона возражает против информации. - Метод уточнения и обновления плана коммуникаций
Когда общение происходит и по любому его аспекту (стилю, методу и т. д.) получена обратная связь, может потребоваться обновление плана коммуникаций. - Ресурсы
Любые ресурсы, выделенные для связи, такие как бюджет и расписание. Многие проекты требуют таких вещей, как обновления прогресса , встречи в других городах, информационные бюллетени или другая медиа-продукция. Все это сопряжено с затратами, которые, если их не учесть должным образом, могут привести к нежелательным изменениям проекта. - Блок- схемы
Иногда бывает удобно предоставить блок-схемы, демонстрирующие пути потока информации. - Ограничения
Часто существуют ограничения на проектную коммуникацию, которые налагаются законодательством, технологией или организационной политикой.
После того, как план составлен, его необходимо воплотить в жизнь. Двигатели работают, самолет на взлетно-посадочной полосе. На этапе реализации проекта коммуникации проекта осуществляются в соответствии с планом коммуникаций проекта.
По материалам ProjectEngineer: https://www.projectengineer.net/guide-to-project-communications-management/
Дополнительную информацию можно посмотреть в следующем видео:
